Lavorare un anno senza carta, senza stampare fatture o documenti? Possibile. E a ben guardare anche pratico e vantaggioso. Anche limitandosi alle fatture elettroniche (senza contare i registri sociali e i libri contabili) i numeri del primo anno di vita del workspace di Padova di Menocarta.net danno l’idea di cosa significa lavorare paperless. In un anno la rete d’impresa ha gestito 2.200.000 fatture in formato digitale. Ciò significa che ha permesso di non stampare circa 5 milioni di pagine, una pila di carta alta 50 metri, più o meno come un grattacelo di 17 piani, pesante 25 tonnellate riuscendo così a non emettere nell’ambiente 42 tonnellate di Co2 e a non abbattere 63 alberi.
I risparmi totali poi oscillano tra gli 8,8 milioni di euro (in caso di digitalizzazione di una singola fattura) e i 19,8 milioni di euro per gli interscambi di documenti digitali più strutturati. (elaborazione Menocarta.net sulla base dei dati dell’Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione della School of Management del Politecnico di Milano, Infocamere e Wwf)
Le 35 aziende e i 79 commercialisti (303 anagrafiche) che, grazie a Menocarta.net, hanno detto addio alla carta nell’ultimo anno sono la conferma, l’ennesima, che lavorare senza carta è possibile (oltre che doveroso). A maggior ragione alla luce dell’avvicinarsi del 31 marzo, data a partire dalla quale tutta la Pubblica Amministrazione sarà obbligata ad accettare solo fatture digitali e quasi 37 mila uffici di oltre 21 mila amministrazioni e due milioni di aziende dovranno scambiarsi fatture esclusivamente in modalità elettronica.
“E’ evidente che solo pochi professionisti e poche aziende hanno ben chiaro che il rilancio passerà inevitabilmente attraverso un maggiore efficientamento degli studi professionali e degli uffici, grazie ad una riorganizzazione dei processi interni verso un efficace utilizzo delle tecnologie ICT – ha commentato Andrea Cortellazzo, dottore commercialista e partner di Menocarta.net – la conferma dei vantaggi ha l’evidenza dei numeri: grazie a fatturazione elettronica e alla sola “conservazione a norma” dei documenti digitali uno studio professionale riesce a risparmiare una cifra pari al 20% del proprio bilancio e più dell’80% del costo di produzione dei servizi di tenuta contabile e adempimenti fiscali; un’azienda riesce invece a risparmiare dai 3 agli 8,5 euro per singola fattura e dai 25 ai 65 euro per la digitalizzazione dell’intero ciclo dell’ordine. Continuare a stampare fatture e documenti su carta sarebbe come comunicare con i clienti solo attraverso posta ordinaria invece che email” .
Da queste premesse è nato nel febbraio 2014 a Padova il primo “Workspace Menocarta.net” per il supporto operativo dei professionisti e delle aziende: un centro di assistenza alla dematerializzazione dei documenti e alla conservazione sostitutiva a norma, due concetti chiave per il business del futuro e per il rilancio dell’economia. Un luogo minimalista fatto da tavoli, sedie, cloud, tablet, wireless e non una stampante, nessun archivio cartaceo né carta stampata: una scommessa di certo impegnativa, per dimostrare che dire addio alla carta è possibile.
Qualche numero può aiutare a capire meglio l’importanza di questa rivoluzione digitale. Il bilancio dei primi sei mesi di fatturazione elettronica (dallo scorso 6 giugno ad oggi limitato alla PA centrale) ha visto 1.930.222 fatture inviate (giugno-dicembre 2014), con un tasso di errori decrescente: quelle scartate dal sistema erano il 12,8% nell’ultimo mese, contro l’enorme 39,2% di giugno. I vantaggi sono evidenti. Quelli stimati dal Politecnico di Milano parlano di un risparmio di un miliardo di euro all’anno per la PA e di mezzo miliardo per le imprese (tra minori costi per i materiali, spazi fisici dedicati e trasmissione del documento). I vantaggi totali che si potrebbero ottenere dalla dematerializzazione dei 45 miliardi di documenti “business” prodotti in Italia ogni anno (circa 600 miliardi di fogli di carta) si tradurrebbero in 4 milioni di tonnellate di Co2 non immesse in atmosfera, in 24 milioni di alberi non abbattuti, in 10 miliardi di ore di lavoro in meno e in un risparmio economico di 12 miliardi di euro (solo considerando i costi di cancelleria)
Menocarta.net è uno dei principali attori che si occupano a livello nazionale di dematerializzazione documentale e conservazione sostitutiva. Nasce nel 2012 da un’aggregazione di diverse aziende a livello nazionale (Si.Ged., @Witness, Ipertrade, Delta Erre Formazione, Kart Consulting e Menocarta.pro) che compongono una rete di filiera “ICT per professional services”, che copre tutti gli “step” necessari ai processi di digitalizzazione dei flussi documentali: dalla formazione delle figure di “responsabili della conservazione”, all’assistenza dei delegati, fino alla soluzione integrata e completa per il servizio di conservazione a norma nel tempo.
