Allestire uno spazio espositivo, per un’azienda, rappresenta un’importante vetrina, un luogo d’incontro sia con la clientela fidelizzata sia, soprattutto, potenziale, nonché un confronto con nuovi partner. Tale occasione, rende fondamentale la realizzazione di uno spazio funzionale, accattivante ed accogliente, in grado di attirare il pubblico e con cui comunicare al meglio i propri servizi, o prodotti, nonché la mission e i valori aziendali.
Razionale e ben visibile, lo stand fieristico non deve essere lasciato all’improvvisazione, ma considerare anzi le precise strategie di marketing, gli obiettivi della presenza in fiera e la promozione di particolari prodotti o novità di brand: fra burocrazia e scelta degli spazi, è utile pianificarne per tempo l’organizzazione.
Come primo step, oltre alla quantificazione del budget da impegnare nell’allestimento, è necessario dedicarsi alla noiosa ma fondamentale parte burocratica, la cui prima mossa è l’affitto dello spazio: sarà importante valutare se si preferisce uno stand vuoto o preallestito, sapendo però che, in questo caso, la struttura non potrà poi essere modificata. Naturalmente, buona evidenza devono avere anche i servizi compresi, o meno, nel contratto, come acqua, illuminazione, pulizia, ecc.
Superato questo scoglio, si passa alla pianificazione vera e propria dello stand fieristico: com’è immaginabile, la necessità primaria è quella di creare un allestimento originale, ben visibile e, soprattutto, che attiri il pubblico, facendolo avvicinare, incuriosito e interessato, trattenendolo con comodità per un tempo sufficiente a illustrargli prodotti e servizi.
Dal punto di vista pratico, l’allestimento può essere vistoso o minimalista, purché non sia mai anonimo, ma abbia caratteristiche peculiari evidenti, come il logo o il motto aziendale, o il prodotto principale del marchio bene esposto: in questi casi, naturalmente, anche l’illuminazione e l’arredamento fanno la differenza, considerando che, per esempio, specie se si tratta di un brand che vende servizi, potrebbe essere molto piacevole creare un angolo conversazione con poltrone e tavolino per chiacchierate con il visitatore interessato, arricchito da piante e punti luce discreti ma incisivi.
In caso di produzione o vendita di beni tangibili, alcuni di questi devono essere messi in evidenza, a seconda delle dimensioni e preziosità eventualmente anche in teche o in vetrinette di vetro, oltre al classico bancone, pur se in forma ridotta, dove poter appoggiare bigliettini da visita e depliant. In tutti i casi, comunque, un espositore risulta indispensabile, sia per mostrare materiale informativo aziendale, come brochure o pieghevoli, sia per utilizzare come evidenza di alcuni prodotti
Il progettista, in base allo spazio a disposizione, deciderà se impostare uno stand aperto o chiuso, in base ai modelli più comuni, da quello di fila, più economico, con un solo lato open, allo stand a isola, che assicura una maggiore visibilità, avendo tutti e 4 i lati aperti, oltre alle tipologie d’angolo, a penisola e a L.
Stabilito il modello, bisognerà pianificare la disposizione delle aree funzionali, che si riassumono in:
- Area espositiva vera e propria, arricchita dai prodotti fabbricati/venduti
- Reception, per accogliere i visitatori e fornire informazioni
- Zona incontri, per colloqui con i clienti e, nei casi maggiori, anche riunioni e/o meeting
- Angolo bar, per una pausa caffè o bibita ad un pubblico selezionato
- Magazzino, per riporre materiale di comunicazione ma anche soprabiti o valigie
In definitiva, l’allestimento di uno stand fieristico deve rispondere a 4 fondamentali domande, vale a dire 1) cosa si vuol comunicare; 2) come presentare messaggi e prodotti; 3) come gestire tempo e spazio; 4) come attirare il pubblico.
