È ancora scarsa la diffusione delle nuove tecnologie negli studi professionali. Un recente studio dell’Osservatorio Ict e Professionisti della School of Management del Politecnico di Milano ha dimostrato che il budget di spesa per l’ICT è ancora basso: per un biennio in media di 2 mila euro per gli avvocati, 6 mila euro per i commercialisti, 8 mila euro per i consulenti del lavoro, 12 mila euro per gli studi multidisciplinari. Eppure la diffusione di alcune tecnologie e un’ottimizzazione delle risorse potrebbero essere la chiave per il rilancio, della propria attività e dell’intero paese. “A me sembra evidente che solo pochi colleghi hanno percepito che il rilancio passerà inevitabilmente attraverso una maggiore efficienza degli studi professionali, affrontando una riorganizzazione dei processi interni, in modo da orientarli verso un efficace utilizzo delle tecnologie ICT – ha commentato Andrea Cortellazzo, dottore commercialista e partner di Menocarta.net – Questo ce lo dimostra anche l’evidenza dei numeri: il fatto ad esempio che grazie a fatturazione elettronica e alla sola “conservazione a norma” dei documenti digitali uno studio professionale riesca a risparmiare una cifra pari al 20% del proprio bilancio e più dell’80% del costo di produzione dei servizi di tenuta contabile e adempimenti fiscali, oggi vincolati ancora all’utilizzo di documenti cartacei”. Basta dare un’occhiata ai numeri per capire quanto sia conveniente puntare su business “paperless”.
Proprio per illustrare tutti i vantaggi di quella che da molti è stata descritta come una rivoluzione epocale per gli studi professionali Menocarta.net sarà presente il 15 e il 16 aprile allo Smau di Padova (previsto anche un workshop dedicato a fatturazione e elettronica e gestione documentale giovedì 17 alle 14 in Sala 1). Un punto di riferimento per spiegare ai professionisti i vantaggi di uffici “paperless” ma anche per accompagnarli al 6 giugno, giorno a partire dal quale sarà obbligatoria la presentazione di fatture elettroniche alla Pubblica Amministrazione.
“Altri vantaggi appaiono inoltre quando si pensa per esempio al risparmio di tempo e di spazio necessari all’archiviazione di migliaia di documenti cartacei – ha poi concluso Cortellazzo – Il futuro richiede un rapido cambio culturale tra i Professionisti, affrontando senza paure l’utilizzo del solo “nativo digitale” e cogliendo così tutte le opportunità che si presenteranno”. La partita della fatturazione elettronica è molto più importante di quanto si possa immaginare. Parla di 4 tonnellate di Co2 non immesse in atmosfera e di 24 milioni di alberi non abbattuti, parla di 600 miliardi di fogli mai stampati, parla di scadenze inderogabili (“fatturazione elettronica” obbligatoria per i fornitori delle pubbliche amministrazioni a partire dal 6 giugno) e di nuove opportunità per i professionisti. Si pensi ai commercialisti e a tutti quei professionisti che producono quintali di carta stampata e da conservare per anni. Si pensi a notai, avvocati o ancora alle aziende sanitarie. E si pensi anche alle enormi potenzialità che questa nuova frontiera potrebbe aprire (riduzione dei costi fissi, ampliamento del bacino di clienti) per tutti i soggetti che accettino la sfida di operare quali veri protagonisti.
Non è un caso se, ad esempio, lo studio del professionista padovano Matteo Teatini, dottore commercialista partner di Menocarta, abbia concorso in una passata edizione di Smau 2013 al “Premio Innovazione”. Il suo merito? Essere arrivato a dematerializzare rapidamente 300 mila fatture e a gestire digitalmente 60 mila fatture l’anno per conto di un colosso della vendita online di automobili usate, svolgendo in primis il ruolo di responsabile del procedimento di conservazione a norma.
I numeri della carta in Italia*
45 miliardi: i documenti stampati in Italia ogni anno (pari a 600 miliardi di fogli di carta)
2,8 miliardi: le fatture stampate in Italia ogni anno (32 miliardi, quelle stampate ogni anno in Europa)
23-27 euro: il costo medio di una fattura cartacea (cancelleria, più costo del personale e del tempo impiegato ad archiviare e recuperare i documenti). Il costo medio di una fattura cartacea sale però a 35,60 euro nel settore farmaceutico, a 59,70 in quello del materiale elettrico e a 68,90 euro nel “largo consumo”.
Risparmi stimati grazie al digitale:
12 miliardi di euro: il risparmio medio che si potrebbe ottenere digitalizzando i documenti (solo considerando i costi di cancelleria). In caso di digitalizzazione delle sole fatture si ipotizza un risparmio di 10 miliardi di euro ogni anno a livello nazionale, ma si arriva a 60 miliardi di euro l’anno se si considera tutti i documenti che potrebbero essere gestiti in digitale. Il risparmio oscilla tra i 300 milioni e i 2 miliardi se si considerano le sole fatture prodotte dalla Pubblica Amministrazione
Dal 67 al 82%: il risparmio per un’azienda per ogni fattura gestita in digitale. Al posto dei 23-27 euro stimati, il costo di gestione di una fattura digitale oscilla tra i 2 ai 4 euro per singola fattura e tra i 50 cent e l’euro a pagina per gli altri documenti. Il risparmio totale va quindi dal 10 al 20% del fatturato complessivo. Per le fatture del “largo consumo” si arriva ad un meno 82% del costo
10 miliardi di ore: il carico di lavoro non più necessario
4 milioni: le tonnellate di Co2 non più emesse
24 milioni: gli alberi salvati
*fonte: Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione della School of Management del Politecnico di Milano
Da qui nasce l’idea di aprire a Padova il primo “Workspace Menocarta.net”, inaugurato a gennaio, per il supporto operativo dei professionisti e delle aziende: un centro di assistenza alla dematerializzazione dei documenti e alla conservazione sostitutiva a norma. Un luogo minimalista fatto da tavoli, sedie, cloud, tablet, wireless e non una stampante, nessun archivio cartaceo né carta stampata: una scommessa di certo impegnativa, per dimostrare che dire addio alla carta è possibile. La rete d’impresa Menocarta.net ha previsto l’apertura di altri sei centri di questo tipo nel resto d’Italia nel prossimo biennio.
La rete d’impresa Menocarta.net è uno dei principali attori che si occupano a livello nazionale di dematerializzazione documentale e conservazione sostitutiva. Nasce nel 2012 da un’aggregazione tra aziende del Veneto, Campania, Lazio e Lombardia. Le otto società che aderiscono alla rete (Si.Ged. @Witness, Ipertrade, Delta Erre Formazione, Technologybiz, Abstract, Kart Consulting e Dap Technology) compongono una rete di filiera “ICT per professional services”, che copre tutti gli “step” necessari ai processi di digitalizzazione dei flussi documentali: dalla formazione delle figure di “responsabili della conservazione”, all’assistenza dei delegati, fino alla soluzione integrata e completa per il servizio di conservazione a norma
